Anonimiseren in bezwaar mag niet (tenzij…)
Vorige week ontving ik in een procedure, waarin bezwaar werd gemaakt tegen een vergunning die aan mijn cliënt was verleend, een procesdossier waarin alle persoonsgegevens zwart waren gemaakt. Dat bevredigde niet alleen de nieuwsgierigheid van mijn cliënt niet, het gaf ook een juridisch probleem. Alleen belanghebbenden kunnen ontvankelijk bezwaar maken. Je moet dus weten wie de tegenstander is.
Veel overheidsinstanties worstelen met de verhouding tussen privacybescherming en transparantie in bezwaarprocedures. Ze kiezen er vaak voor om documenten te anonimiseren voordat ze deze aan de partijen verstrekken. Maar is dit juridisch wel correct?
Het antwoord is verrassend eenvoudig: nee. Het routinematig anonimiseren van stukken in bezwaarprocedures is in strijd met de wet.
De juridische basis
Artikel 7:4 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) regelt de toegang tot stukken in de bezwaarprocedure. Het tweede lid verplicht bestuursorganen om de op de zaak betrekking hebbende stukken ter inzage te leggen. Deze wettelijke verplichting vormt een expliciete grondslag voor gegevensverwerking onder de AVG (artikel 6 lid 1 sub c). De AVG verplicht dus niet tot anonimisering van de op de zaak betrekking hebbende stukken.
Maar hoe zit het dan met privacy?
De Awb kent een eigen regeling en is hier heel helder over: privacy-bescherming in bezwaarprocedures wordt geregeld via artikel 7:4 lid 6 en 7 Awb. Deze bepalingen bieden een specifieke procedure waarbij:
– Het bestuursorgaan kan besluiten tot beperkte kennisneming van stukken
– Dit alleen mogelijk is bij gewichtige redenen
– Partijen hierover geïnformeerd moeten worden
Wat betekent dit in de praktijk?
Bestuursorganen kunnen niet eigenmachtig besluiten om stukken te anonimiseren. Ze hebben twee opties:
1. De op de zaak betrekking hebbende stukken volledig ter inzage leggen (standaard)
2. De procedure van artikel 7:4 lid 6 en 7 Awb volgen (uitzondering).
In beroep en hoger beroep geldt met artikel 8:29 Awb eenzelfde regeling.
Advies voor professionals
Bent u werkzaam bij een overheidsinstantie? Controleer dan uw procedures rond het ter inzage leggen van stukken in bezwaarprocedures. Het standaard anonimiseren van documenten is niet alleen onnodig, maar ook in strijd met de wet.
Bent u belanghebbende in een bezwaarprocedure en ontvangt u geanonimiseerde stukken? Wijs het bestuursorgaan dan op artikel 7:4 Awb en vraag om inzage in de volledige op de zaak betrekking hebbende stukken.
Tot slot
Het is begrijpelijk dat overheden zorgvuldig willen omgaan met persoonsgegevens. Maar in bezwaarprocedures heeft de wetgever een heldere keuze gemaakt: transparantie staat voorop, met artikel 7:4 lid 6 en 7 Awb als specifieke waarborg voor uitzonderingsgevallen.
